Zoom Rooms Controller

วิเคราะห์โดย Appcracy

ในสัปดาห์แรกที่เริ่มใช้ Zoom Rooms Controller จุดเด่นที่สัมผัสได้คือการเอาการควบคุมห้องประชุมมาไว้บนโทรศัพท์หรือแท็บเล็ต แทนการต้องหาปุ่มหรือรีโมตแยกตอนผู้เข้าร่วมเริ่มทยอยเข้าห้อง ถ้าองค์กรของคุณใช้ Zoom Rooms อยู่แล้ว วิธีนี้ทำให้การเริ่มประชุมและจัดการสิ่งที่เกิดขึ้นระหว่างประชุมเป็นเรื่องตรงไปตรงมาขึ้น แต่ผมมองว่าแอปนี้มีประโยชน์จริงเมื่อมีห้องประชุมที่ใช้ระบบ Zoom Rooms ให้ควบคุม ไม่ใช่แอปประชุมทางวิดีโอทั่วไปที่ติดตั้งแล้วจะใช้แทนทุกอย่างได้

แอปนี้อยู่ในกลุ่มธุรกิจ พัฒนาโดย zoom.com และให้ดาวน์โหลดฟรี รุ่นปัจจุบันคือ 6.6.5 โดยใช้งานได้กับ Android ตั้งแต่เวอร์ชัน 6.0 ขึ้นไป คะแนนเฉลี่ยอยู่ที่ 4.4 จากผู้ให้คะแนนราว 19,000 คน และมียอดติดตั้งมากกว่า 10 ล้านครั้ง ตัวเลขเหล่านี้ชวนให้เห็นว่ามีผู้ใช้จำนวนมาก แต่สำหรับการตัดสินใจของผม สิ่งสำคัญกว่าคือถามก่อนว่าในที่ทำงานมี Zoom Rooms ที่พร้อมให้แอปนี้ควบคุมหรือไม่ หากไม่มี จุดเด่นส่วนใหญ่ก็ไม่ตรงกับการใช้งานประจำวันของคุณ

ความประทับใจช่วงแรก: เหมาะกับคนที่ต้องลงมือดูแลห้อง

สำหรับใครที่เคยประสบกับความยุ่งยากในการตั้งค่าห้องประชุมออนไลน์ ผมขอบอกเลยว่าคุณจะต้องรัก Zoom Rooms Controller แน่นอนครับ การตั้งค่าทุกอย่างทำได้อย่างรวดเร็ว และการเชื่อมต่อก็ไม่มีสะดุด เพียงแค่มีแท็บเล็ตหรือโทรศัพท์มือถือที่รองรับ คุณก็สามารถควบคุมห้องประชุมได้อย่างง่ายดาย

อย่างไรก็ดี ความง่ายในที่นี้ไม่ได้แปลว่าทุกคนจะเปิดแอปแล้วใช้ได้ทันที ห้องประชุมต้องมีระบบ Zoom Rooms ที่ทำงานอยู่ และอุปกรณ์ควบคุมต้องเชื่อมโยงกับห้องที่ต้องการใช้งานเสียก่อน ผมจึงแนะนำให้ผู้ดูแลระบบลองเตรียมเครื่องและตรวจสอบการเชื่อมต่อก่อนถึงเวลาประชุมจริง โดยเฉพาะห้องที่มีผู้ใช้สลับกันบ่อย วิธีนี้ช่วยแยกปัญหาของแอปออกจากปัญหาของอุปกรณ์ในห้องหรือการตั้งค่าระบบได้ ไม่ต้องให้ผู้เข้าร่วมรอขณะเจ้าของประชุมไล่หาสาเหตุ

หนึ่งในฟีเจอร์เด็ดที่ผมชอบมากคือการที่เราสามารถควบคุมทุกอย่างได้จากอุปกรณ์เดียว เช่น การเริ่มหรือสิ้นสุดการประชุม ปรับระดับเสียง หรือแม้กระทั่งแชร์หน้าจอ ฟีเจอร์เหล่านี้ทำให้การใช้งาน Zoom Rooms นั้นสะดวกสบายและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ข้อดีที่อาจมองข้ามคือการลดการส่งอุปกรณ์ควบคุมชิ้นเดียววนไปมาระหว่างคนในห้อง เมื่อผู้จัดประชุมถืออุปกรณ์ที่ใช้ควบคุมเอง เขาสามารถจัดการเสียงหรือเริ่มการนำเสนอได้โดยไม่ต้องหยุดบทสนทนาเพื่อเดินไปหน้าโต๊ะประชุม แต่ก็มีข้อแลกเปลี่ยน: โทรศัพท์ส่วนตัวไม่ได้กลายเป็นแผงควบคุมที่ทุกคนเข้าถึงได้โดยอัตโนมัติ ผู้ดูแลควรตกลงกันว่าใครเป็นผู้ควบคุมหลัก และควรมีวิธีสำรองเมื่อคนคนนั้นออกจากห้องหรือแบตเตอรี่หมด

งานจริงในห้องประชุม: ใครทำอะไรได้สะดวกขึ้น

อีกฟีเจอร์หนึ่งที่ขาดไม่ได้คือการจัดการผู้เข้าร่วมประชุม คุณสามารถเชิญ เพิ่ม หรือลบผู้เข้าร่วมได้อย่างง่ายดายผ่านแอปนี้ ทำให้การประสานงานระหว่างทีมเป็นไปได้อย่างราบรื่น

ลองนึกถึงการประชุมประจำสัปดาห์ที่ทีมกำลังคุยกันอยู่ แล้วมีผู้ร่วมงานเข้ามาช้าหรือมีคนที่ไม่ควรอยู่ในสาย ผู้ดำเนินการสามารถใช้แอปจัดการผู้เข้าร่วมแทนการขัดจังหวะเพื่อไปค้นหาการควบคุมบนอุปกรณ์อื่น จุดนี้มีประโยชน์เป็นพิเศษเมื่อคนที่นำเสนอไม่ใช่คนเดียวกับผู้ดูแลการประชุม เพราะผู้ดูแลยังช่วยจัดการการเข้าร่วมได้ ขณะที่ผู้นำเสนอรักษาจังหวะของเนื้อหาไว้ได้

เคล็ดลับจากมุมใช้งานจริงคือแบ่งหน้าที่ก่อนเริ่ม: ใครเปิดห้อง ใครนำเสนอ และใครคอยดูผู้เข้าร่วม หากคนเดียวต้องทำทุกอย่างพร้อมกัน ความสะดวกของการควบคุมผ่านมือถือก็ช่วยได้เพียงบางส่วน การกำหนดบทบาทล่วงหน้าทำให้การสลับจากการสนทนาไปสู่การแชร์หน้าจอหรือการรับคนเข้าประชุมไม่กลายเป็นช่วงเงียบที่ทุกคนรอให้ใครสักคนกดปุ่ม

จากการทดลองใช้งานจริง ผมรู้สึกว่าความเสถียรของแอปนี้ทำได้ดีมากครับ ไม่ว่าจะเป็นการเชื่อมต่อที่รวดเร็ว หรืออินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย ทุกอย่างล้วนทำให้ประสบการณ์การใช้งานนั้นราบรื่นและไม่มีสะดุด

คุณค่าระยะยาว: นิสัยการใช้และภาระดูแล

หลังความแปลกใหม่ของการควบคุมห้องจากมือถือผ่านไป คุณค่าของแอปขึ้นอยู่กับความถี่ที่คุณต้องจัดการประชุมในห้อง Zoom Rooms และความเป็นระเบียบของวิธีใช้ ถ้าคุณดูแลห้องที่มีการประชุมต่อเนื่อง การมีเครื่องควบคุมที่คุ้นมือช่วยลดขั้นตอนเดิมซ้ำ ๆ ได้ แต่หากคุณเข้าประชุมออนไลน์เป็นครั้งคราวจากโต๊ะทำงาน การใช้แอป Zoom สำหรับการประชุมทั่วไปหรือเข้าร่วมผ่านคอมพิวเตอร์มักตรงงานกว่า เพราะไม่ต้องจัดการห้องประชุมเฉพาะ

เมื่อเทียบกับรีโมตหรือแผงควบคุมประจำห้อง โทรศัพท์หรือแท็บเล็ตมีข้อดีตรงที่ผู้ดูแลพกติดตัวและใช้งานคุ้นเคยอยู่แล้ว ทว่ามันมีข้อจำกัดที่อุปกรณ์ติดตั้งประจำจุดไม่เจอเสมอไป เช่น ต้องแน่ใจว่าเครื่องพร้อมใช้งานและผู้รับผิดชอบเข้าถึงได้ ส่วนเมื่อเทียบกับการควบคุมจากคอมพิวเตอร์ แอปบนมือถือเหมาะกับคนที่เดินเข้าออกห้องหรืออยากจัดการประชุมโดยไม่ต้องนั่งหน้าเครื่อง แต่คอมพิวเตอร์อาจเหมาะกว่าเมื่อผู้ใช้กำลังนำเสนอและต้องทำงานอื่นบนเครื่องเดียวกันอยู่แล้ว ไม่มีตัวเลือกใดชนะทุกสถานการณ์—เลือกตามตำแหน่งที่ผู้ควบคุมทำงานจริง

ภาระดูแลจึงไม่ใช่เรื่องซับซ้อนอย่างเดียว แต่เป็นเรื่องความต่อเนื่องของคนและอุปกรณ์ด้วย ผมแนะนำให้กำหนดแท็บเล็ตหรือโทรศัพท์สำรองสำหรับห้องที่มีการใช้งานประจำ และตรวจดูว่าเครื่องหลักยังเชื่อมต่อได้ก่อนตารางประชุมเริ่ม นี่เป็นวิธีป้องกันที่เรียบง่ายกว่าการเริ่มแก้ปัญหาต่อหน้าผู้เข้าร่วม และยังช่วยไม่ให้ความรู้เรื่องการควบคุมห้องติดอยู่กับพนักงานเพียงคนเดียว

จุดที่อาจทำให้เหนื่อยเมื่อใช้ไปนาน ๆ

แอปนี้มีขอบเขตการใช้งานเฉพาะทาง ความสะดวกจะลดลงทันทีถ้าคุณคาดหวังให้มันเป็นแอปประชุมอเนกประสงค์ ใช้จัดประชุมจากที่ใดก็ได้โดยไม่เกี่ยวกับห้อง Zoom Rooms ผู้ใช้ที่ทำงานคนเดียวหรือใช้บริการประชุมหลายแพลตฟอร์มในแต่ละวันอาจไม่อยากเพิ่มเครื่องมืออีกตัวไว้ในขั้นตอน เพราะต้องจำว่าแอปนี้ใช้ควบคุมห้อง ส่วนการเข้าประชุมหรือทำงานอื่นอาจต้องใช้แอปหรืออุปกรณ์อีกแบบ

อีกจุดที่ควรคิดคือความเป็นเจ้าของการควบคุม หากหลายคนเปิดแอปและเข้าใจไม่ตรงกันว่าใครเป็นผู้ดำเนินการ การเริ่มหรือจบประชุมและการจัดการผู้เข้าร่วมอาจสร้างความสับสนได้ แทนที่จะให้ทุกคนแก้ปัญหาหน้างาน ผมว่าการมีผู้ดูแลประจำห้องและขั้นตอนสั้น ๆ ที่ทีมเข้าใจร่วมกันจะทำให้แอปคุ้มค่ากว่า การฝึกคนสำรองสักคนยังช่วยรับมือวันลาและการเปลี่ยนเวรได้ โดยไม่ต้องพึ่งผู้เชี่ยวชาญคนเดียวทุกครั้ง

ในด้านความเข้ากันได้ แอปรองรับ Android ตั้งแต่ 6.0 และมีประเภทเนื้อหา 3+ ซึ่งเป็นระดับที่เหมาะกับการใช้งานทั่วไป แต่ถ้าองค์กรใช้อุปกรณ์เก่าหรือมีการตั้งค่าดูแลเครื่องของตนเอง ควรให้ผู้ดูแลตรวจสอบความพร้อมของเครื่องก่อนนำไปเป็นตัวควบคุมหลัก การติดตั้งได้ไม่ได้รับประกันด้วยตัวมันเองว่าห้องนั้นพร้อม หรือว่าขั้นตอนการเข้าถึงจะตรงกับนโยบายและการจัดการอุปกรณ์ของที่ทำงาน

ผมยังมองว่าความล้าจากการใช้มักไม่ได้มาจากหน้าจอของแอป แต่มาจากการต้องสลับบทบาทในห้องประชุม ผู้จัดที่ต้องพูด แชร์เนื้อหา ดูเวลา และจัดการผู้เข้าร่วมพร้อมกันอาจพบว่าการควบคุมผ่านมือถือเป็นอีกสิ่งที่ต้องคอยสนใจ ทางแก้ที่ใช้ได้จริงคือให้คนหนึ่งดูแลการควบคุม และให้ผู้นำเสนอมีสมาธิกับเนื้อหา หรือเตรียมลำดับการประชุมไว้ก่อนเมื่อมีการเปลี่ยนผู้พูดบ่อย

เหมาะกับใคร และควรเลือกทางอื่นเมื่อใด

ผมแนะนำให้กับผู้ดูแลสำนักงาน ทีมไอที หรือผู้จัดประชุมที่ต้องเปิดใช้ห้อง Zoom Rooms ซ้ำ ๆ เพราะการควบคุมจากอุปกรณ์พกพาเข้ากับงานที่ต้องเดินตรวจห้องและช่วยผู้ใช้ได้ดี นอกจากนี้ยังเหมาะกับทีมที่มีผู้เข้าร่วมหลายคนและต้องมีคนคอยจัดการการประชุมเบื้องหลัง โดยไม่ดึงความสนใจของผู้นำเสนอมากเกินไป

ในทางกลับกัน ถ้าคุณแค่ต้องประชุมวิดีโอจากบ้าน ไม่ได้ดูแลห้องประชุม Zoom Rooms หรือองค์กรใช้แพลตฟอร์มอื่นเป็นหลัก ผมไม่เห็นเหตุผลให้เพิ่มแอปนี้เข้าไปในกิจวัตรประจำวัน การใช้แอปประชุมของบริการที่ทีมเลือกอยู่แล้ว หรือควบคุมจากคอมพิวเตอร์ที่ใช้ประชุมโดยตรง จะลดความสับสนและไม่ทำให้ต้องเรียนรู้บทบาทของเครื่องมือที่ไม่ได้ใช้ประจำ

คำถามที่ผมอยากให้ผู้ใช้ตอบก่อนติดตั้งคือ “มีห้อง Zoom Rooms ที่ฉันต้องควบคุมจริงหรือไม่” หากคำตอบคือมี ให้ถามต่อว่าใครรับผิดชอบอุปกรณ์และใครเป็นผู้สำรอง ถ้าคำตอบคือไม่มี แอปนี้อาจไม่เพิ่มคุณค่าให้กับการประชุมทั่วไปของคุณ การตอบสามข้อนี้ก่อนเริ่มช่วยประหยัดเวลามากกว่าการดาวน์โหลดแล้วค่อยพบว่ากำลังมองหาแอปคนละประเภท

สำหรับองค์กรที่ต้องการความเชื่อถือได้และความง่ายดายในการจัดการห้องประชุมออนไลน์ ผมขอแนะนำ Zoom Rooms Controller เป็นอย่างยิ่งครับ โดยเฉพาะเมื่อคุณต้องการระบบที่สามารถจัดการทุกอย่างได้ภายในอุปกรณ์เดียว

โดยสรุปแล้ว แอปนี้เป็นเครื่องมือที่ทำให้การบริหารจัดการห้องประชุมออนไลน์นั้นง่ายและสะดวกยิ่งขึ้น หากคุณยังไม่เคยลองใช้งาน ผมขอแนะนำให้ลองดูครับ คุณอาจจะพบว่ามันเป็นสิ่งที่คุณตามหามาตลอดก็ได้

คำตัดสินเมื่อพ้นช่วงลองใช้

สำหรับผม Zoom Rooms Controller คุ้มค่ากับพื้นที่บนอุปกรณ์เมื่อมีคนใช้ห้องประชุมเป็นประจำ มีผู้รับผิดชอบชัดเจน และทีมยอมทำขั้นตอนเตรียมเครื่องให้เป็นนิสัย จุดแข็งไม่ใช่การแทนแอปประชุมทุกชนิด แต่คือการทำให้การดูแลห้อง Zoom Rooms เป็นงานที่หยิบมือถือขึ้นมาจัดการได้สะดวกขึ้น เมื่อการประชุมเกิดซ้ำและขั้นตอนกลายเป็นกิจวัตร ความสะดวกเล็ก ๆ นี้สะสมเป็นประโยชน์ได้จริง

แต่หากห้องประชุมแทบไม่ถูกใช้ หรือไม่มีใครดูแลการตั้งค่าและอุปกรณ์อย่างต่อเนื่อง แอปก็เสี่ยงกลายเป็นเครื่องมือที่ติดตั้งไว้แต่ไม่มีคนเปิดใช้ ผมจึงมองว่าให้ลองใช้กับห้องที่มีการประชุมจริงก่อน แล้วสังเกตว่ามันช่วยลดงานของผู้ดูแลได้หรือไม่ ถ้าช่วยได้ก็ค่อยทำให้เป็นมาตรฐานของทีม ถ้าไม่ตรงกับรูปแบบงาน การควบคุมจากคอมพิวเตอร์หรือใช้แอปประชุมทั่วไปที่ทีมใช้อยู่แล้วอาจเป็นทางเลือกที่เบากว่า คะแนนเฉลี่ย 4.4 และยอดติดตั้งกว่า 10 ล้านครั้งเป็นบริบทที่น่าสนใจ แต่คุณค่าระยะยาวสำหรับผมยังขึ้นกับว่ามันเข้ากับกิจวัตรของห้องประชุมคุณมากแค่ไหน

อ่านรีวิวนี้ในภาษาอื่น

Zoom Rooms Controller ENZoom Rooms Controller JAZoom Rooms Controller KOZoom Rooms Controller DEZoom Rooms Controller FRZoom Rooms Controller PTZoom Rooms Controller ESZoom Rooms Controller ITZoom Rooms Controller AR