Microsoft OneDrive

วิเคราะห์โดย Appcracy

ในบ้านที่หลายคนต้องใช้มือถือหรือคอมพิวเตอร์ร่วมกัน ไฟล์ที่ควรเปิดหาได้ง่ายมักกระจายอยู่ตามแชต อีเมล และเครื่องของแต่ละคน ผมมองว่า Microsoft OneDrive มีประโยชน์ตรงที่ช่วยเก็บเอกสารและภาพไว้ในพื้นที่ออนไลน์เดียว แล้วเปิดดูจากอุปกรณ์ที่ใช้อยู่ได้ เหมาะกับการประสานงานเรื่องทั่วไป เช่น เก็บสำเนาเอกสารที่ต้องหยิบใช้ หรือส่งภาพให้คนในบ้าน แต่การมีพื้นที่ร่วมกันไม่ได้แปลว่าทุกคนควรใช้บัญชีเดียวกัน การแยกบัญชีและเลือกแชร์เฉพาะไฟล์ที่จำเป็นจึงเป็นจุดเริ่มต้นที่สำคัญ

ความสะดวกสบายในการใช้งาน

ตั้งแต่ได้ลองใช้ Microsoft OneDrive ครั้งแรก ผมรู้สึกว่าการใช้งานนั้นง่ายมากครับ ไม่ว่าคุณจะเป็นคนที่คุ้นเคยกับเทคโนโลยีหรือไม่ก็ตาม หน้าตาและการจัดวางเมนูต่าง ๆ ถูกออกแบบมาให้เข้าใจง่ายและใช้งานได้สะดวก เพียงแค่คุณมีบัญชี Microsoft คุณก็สามารถเริ่มต้นอัปโหลดไฟล์ได้ทันที โดยไม่ต้องเสียเวลาตั้งค่าอะไรให้ยุ่งยากเลย

เริ่มต้นโดยแยกบัญชีและอุปกรณ์ให้ชัดเจน

สำหรับบ้านที่มีอุปกรณ์ใช้ร่วมกัน ผมแนะนำให้คิดก่อนว่าใครเป็นเจ้าของไฟล์และใครจำเป็นต้องเห็นไฟล์นั้น การใช้บัญชีของเจ้าของไฟล์แล้วแชร์เฉพาะเอกสารที่ต้องใช้ร่วมกัน ช่วยให้ไม่ต้องเปิดทั้งคลังภาพและเอกสารส่วนตัวให้คนอื่นโดยไม่ตั้งใจ หากทุกคนลงชื่อเข้าใช้บัญชีเดียวกัน ไฟล์ส่วนตัวก็อาจปะปนกับไฟล์ของบ้าน และการอัปโหลดหรือจัดระเบียบอาจสับสนว่าใครเป็นผู้จัดการรายการนั้น

ก่อนเริ่มใช้งานจริง ผมจะตั้งชื่อโฟลเดอร์ให้บอกหน้าที่ชัด เช่น เอกสารบ้านหรือรูปที่ต้องส่งต่อ แล้วตกลงกันว่าไฟล์ชนิดใดควรเก็บไว้ตรงนั้น วิธีนี้ช่วยลดการค้นหาซ้ำและป้องกันการโยนทุกอย่างลงในพื้นที่เดียวโดยไม่มีระบบ อย่างไรก็ดี การตั้งโฟลเดอร์เป็นเพียงวิธีจัดระเบียบ ไม่ใช่การควบคุมสิทธิ์โดยตัวมันเอง จึงควรตรวจการตั้งค่าการแชร์ของไฟล์หรือโฟลเดอร์ก่อนส่งให้คนอื่น

พื้นที่จัดเก็บและการซิงค์

หนึ่งในฟีเจอร์เด่นที่ทำให้ OneDrive โดดเด่นคือพื้นที่จัดเก็บที่มีให้มากถึง 5GB ฟรี! และถ้าหากคุณต้องการพื้นที่มากขึ้นก็สามารถอัปเกรดเป็นแผนที่มีพื้นที่มากกว่าได้ ทั้งนี้ยังมีระบบการซิงค์ที่ทำได้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพมาก ๆ ไม่ว่าคุณจะใช้งานผ่านคอมพิวเตอร์หรือมือถือก็สามารถซิงค์ไฟล์ได้โดยไม่ต้องกังวลเรื่องไฟล์หายหรือข้อมูลไม่อัพเดท

ในชีวิตประจำวัน การซิงค์มีประโยชน์เมื่อผมเริ่มทำงานกับเอกสารบนอุปกรณ์หนึ่งแล้วต้องกลับมาเปิดต่ออีกเครื่อง โดยไม่ต้องส่งไฟล์ฉบับใหม่เข้าหาตัวเองทางแชตหลายรอบ แต่ผมจะไม่ถือว่าการซิงค์เท่ากับการสำรองข้อมูลที่ไม่มีวันผิดพลาด หากไฟล์ถูกแก้หรือลบ การเปลี่ยนแปลงก็อาจตามไปยังอุปกรณ์อื่นด้วย จึงควรเก็บสำเนาของไฟล์สำคัญไว้อีกทางเมื่อการสูญเสียไฟล์นั้นสร้างปัญหาจริง

อีกเคล็ดลับที่ช่วยให้พื้นที่ไม่รกคือแยกไฟล์ที่ต้องใช้บ่อยออกจากไฟล์เก่าที่เก็บเผื่อไว้ และทบทวนเอกสารที่อัปโหลดเป็นครั้งคราว โดยเฉพาะวิดีโอหรือภาพจำนวนมากที่กินพื้นที่ได้เร็ว หากคุณต้องการเก็บคลังสื่อขนาดใหญ่เป็นหลัก ควรประเมินพื้นที่ที่ต้องใช้และค่าใช้จ่ายของแผนเพิ่มเติมก่อนตัดสินใจ ไม่ควรสมัครเพียงเพราะคิดว่าพื้นที่ฟรีจะเพียงพอเสมอ

แชร์งานในบ้านโดยไม่ปะปนไฟล์ส่วนตัว

การแชร์ไฟล์กับเพื่อนหรือครอบครัวก็ทำได้ง่ายดายมากขึ้นด้วยฟีเจอร์แชร์ลิงก์ คุณสามารถส่งลิงก์ให้เพื่อนและพวกเขาสามารถเข้าถึงไฟล์ที่คุณต้องการแชร์ได้ทันที ไม่ต้องดาวน์โหลดแอปเพิ่มเติม นอกจากนี้ยังมีตัวเลือกการตั้งค่าความปลอดภัยเพื่อปกป้องไฟล์ของคุณด้วยการตั้งค่าเฉพาะกลุ่มและการตั้งรหัสผ่านเพื่อเข้าถึงไฟล์

สำหรับการใช้งานร่วมกัน ผมจะเริ่มจากแชร์เอกสารเฉพาะชิ้นแทนการเปิดทั้งโฟลเดอร์ หากมีใบเสร็จหรือเอกสารที่คนในบ้านต้องตรวจ ผมส่งรายการนั้นให้คนที่เกี่ยวข้อง แล้วบอกให้ชัดว่าต้องการให้ช่วยดูหรือแก้ไขอะไร การส่งลิงก์ช่วยเลี่ยงการแนบไฟล์ซ้ำหลายเวอร์ชัน แต่ผู้รับก็ควรตรวจว่าเปิดไฟล์ที่ถูกต้อง และผู้ส่งควรตรวจผู้รับกับขอบเขตการเข้าถึงก่อนกดแชร์ ลิงก์ที่ส่งต่อได้สะดวกก็ต้องระวังไม่ให้หลุดไปถึงคนที่ไม่ควรเห็น

จุดที่ควรจำคือการแชร์ไม่ได้ทำให้ทุกคนเข้าใจตรงกันโดยอัตโนมัติ ถ้ามีหลายคนแก้เอกสาร ผมจะกำหนดชื่อไฟล์และวิธีแจ้งการเปลี่ยนแปลงไว้ก่อน เช่น บอกในแชตเมื่อแก้เสร็จ แทนการสร้างสำเนาใหม่หลายชุดแล้วปล่อยให้แต่ละคนเลือกเอง สำหรับงานที่ต้องควบคุมลำดับการอนุมัติอย่างเป็นทางการ หรือมีข้อมูลละเอียดอ่อนมาก ผมจะใช้ระบบที่องค์กรกำหนดไว้แทนการพึ่งลิงก์ที่ส่งกันเอง

เหมาะกับใคร และควรเลือกทางอื่นเมื่อใด

OneDrive เป็นแอปด้านการทำงานจาก Microsoft Corporation เหมาะกับคนที่ต้องหยิบเอกสาร ภาพ และไฟล์ทั่วไปจากหลายอุปกรณ์ โดยเฉพาะผู้ที่ใช้บัญชี Microsoft อยู่แล้ว จุดแข็งคือการนำไฟล์ออนไลน์มาอยู่ในขั้นตอนทำงานประจำได้สะดวก ส่วนคนที่ต้องการเพียงส่งภาพครั้งเดียว อาจใช้แชตหรืออีเมลได้ตรงกว่า ไม่จำเป็นต้องตั้งระบบคลาวด์เพิ่ม ส่วนผู้ที่ใช้บริการคลาวด์อื่นเป็นหลักและไม่ต้องการจัดการบัญชีหลายแห่ง ก็อาจเลือกใช้บริการเดิมต่อเพื่อไม่ให้ไฟล์กระจายเป็นหลายคลัง

เมื่อเทียบกับการเก็บทุกอย่างไว้ในเครื่อง การเก็บออนไลน์ช่วยให้เปิดไฟล์จากอุปกรณ์อื่นได้ แต่ต้องอาศัยการเชื่อมต่อและการจัดการบัญชี ส่วนแฟลชไดรฟ์เหมาะกับการย้ายไฟล์แบบตรงไปตรงมา แต่หยิบใช้จากระยะไกลไม่ได้เหมือนพื้นที่คลาวด์ ผมจึงเลือกตามงาน: เอกสารที่ต้องเปิดต่อเนื่องหรือส่งให้คนในบ้านใช้ OneDrive ได้สะดวก ขณะที่ไฟล์ชั่วคราวหรือไฟล์ที่ไม่ควรส่งออกจากอุปกรณ์ก็อาจไม่ต้องอัปโหลดเลย

หากกำลังสงสัยว่าต้องติดตั้งให้ทุกคนในบ้านหรือไม่ คำตอบขึ้นกับวิธีใช้งาน ผู้รับที่ได้รับลิงก์อาจเข้าถึงรายการที่แชร์ได้โดยไม่ต้องติดตั้งแอปตามรูปแบบการแชร์ แต่เจ้าของไฟล์ที่ต้องอัปโหลดและจัดการคลังจากมือถือย่อมได้ประโยชน์จากแอปมากกว่า ผมมองว่าควรเริ่มจากคนที่ดูแลเอกสารก่อน แล้วค่อยเพิ่มผู้ร่วมใช้งานตามความจำเป็น แทนที่จะให้ทุกคนลงชื่อเข้าใช้บัญชีเดียวกันตั้งแต่แรก

อายุ ความเป็นส่วนตัว และความไว้ใจในครอบครัว

แอปนี้มีระดับเนื้อหาสำหรับผู้ใช้ตั้งแต่อายุ 3 ปีขึ้นไป แต่ในบ้านที่มีเด็ก การจัดการบัญชีและอุปกรณ์ยังควรอยู่ในการดูแลของผู้ใหญ่ตามความเหมาะสม ผมไม่แนะนำให้ใช้ระดับอายุเป็นเหตุผลในการมอบบัญชีหรือแชร์เอกสารส่วนตัวให้เด็กโดยไม่พิจารณา เนื้อหาในพื้นที่เก็บไฟล์ขึ้นอยู่กับสิ่งที่ผู้ใช้อัปโหลดและผู้ที่ได้รับสิทธิ์เข้าถึง ผู้ใหญ่จึงควรตรวจว่าไฟล์ใดถูกเก็บและแชร์กับใครบ้าง

เพื่อสร้างขอบเขตที่เข้าใจง่าย ผมจะอธิบายให้สมาชิกในบ้านรู้ว่าไฟล์ที่แชร์มีไว้ทำอะไร และไม่ควรส่งลิงก์ต่อโดยไม่ถามเจ้าของก่อน นี่เป็นนิสัยที่มีประโยชน์กว่าการคิดว่าเครื่องมือจะป้องกันความผิดพลาดทุกแบบได้ หากโทรศัพท์หรือคอมพิวเตอร์ถูกใช้สลับกัน ควรระวังการเปิดบัญชีค้างไว้และตรวจให้แน่ใจว่ากำลังอัปโหลดไปยังบัญชีที่ถูกต้อง โดยเฉพาะก่อนส่งภาพหรือเอกสารที่มีข้อมูลส่วนตัว

ราคาเริ่มต้นของแอปเป็นแบบฟรี และมีรายการซื้อภายในแอปตั้งแต่ ฿35.00 ถึง ฿3,699.00 ต่อรายการ ผมจึงแนะนำให้เริ่มจากงานที่ต้องใช้จริงก่อน แล้วค่อยพิจารณาว่าจำเป็นต้องซื้อพื้นที่หรือบริการเพิ่มหรือไม่ หากหลายคนในบ้านเป็นผู้ตัดสินใจเรื่องค่าใช้จ่าย ควรคุยกันว่าใครเป็นเจ้าของบัญชีและใครรับผิดชอบการต่อยอด เพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดว่าการแชร์ไฟล์หมายถึงการแชร์ค่าใช้จ่ายหรือสิทธิ์ในบัญชีด้วย

ภาพรวมการใช้งานและข้อจำกัดที่ควรรู้

OneDrive เปิดตัวเมื่อ 28 ส.ค. 2555 และมีคะแนนเฉลี่ย 4.7 จากผู้ให้คะแนนราว 7.1 ล้านครั้ง พร้อมยอดติดตั้งมากกว่า 5 พันล้านครั้ง ตัวเลขเหล่านี้บอกได้ว่ามีคนใช้งานแพร่หลาย แต่ไม่ได้หมายความว่าจะเหมาะกับทุกบ้าน สำหรับผม ความคุ้มค่าขึ้นกับว่าคุณเปิดไฟล์ข้ามอุปกรณ์หรือแชร์เอกสารเป็นประจำแค่ไหน ถ้าแทบไม่ทำสิ่งเหล่านี้ การใช้พื้นที่ในเครื่องหรือเครื่องมือที่มีอยู่แล้วอาจง่ายกว่า

สิ่งที่ต้องยอมรับคือคลังออนไลน์ต้องมีวินัย: ตั้งชื่อให้ค้นหาได้ แยกงานส่วนตัวออกจากงานที่แชร์ และตรวจสิทธิ์ก่อนส่งลิงก์ การซิงค์อาจทำให้ไฟล์ที่เปลี่ยนแปลงปรากฏในหลายอุปกรณ์ แต่ไม่ได้ช่วยตัดสินว่าไฟล์ฉบับใดคือฉบับที่ควรเก็บ หากสมาชิกในบ้านแก้ไขคนละสำเนา การตกลงวิธีตั้งชื่อและแจ้งการแก้ไขยังจำเป็นอยู่ ผมจึงไม่มองว่าแอปจะจัดระเบียบแทนผู้ใช้ได้ทั้งหมด

ถ้าคุณกำลังมองหาวิธีที่จะจัดเก็บไฟล์และเอกสารต่าง ๆ ของคุณในที่เดียวที่สามารถเข้าถึงได้ง่าย ๆ จากทุกที่ทุกเวลาแนะนำให้ลองใช้ Microsoft OneDrive ที่เป็นหนึ่งในบริการคลาวด์ที่น่าสนใจมาก ๆ ที่มีอยู่ในปัจจุบัน!

สำหรับบ้านที่ต้องประสานงานเรื่องไฟล์ทั่วไป ผมคิดว่า OneDrive เป็นจุดเริ่มต้นที่ดีเมื่อทุกคนเข้าใจขอบเขตการแชร์และมีคนรับผิดชอบจัดระเบียบ แต่ถ้าความต้องการหลักคือการส่งไฟล์ครั้งเดียว การควบคุมข้อมูลอย่างเข้มงวด หรือการเก็บไฟล์จำนวนมากโดยไม่ต้องการค่าใช้จ่ายเพิ่ม ควรเทียบกับทางเลือกที่ใช้อยู่ก่อน สรุปแล้วผมแนะนำให้ลองใช้กับเอกสารที่ไม่อ่อนไหวและมีประโยชน์ต่อการเปิดข้ามอุปกรณ์ แล้วค่อยขยายไปยังงานอื่นเมื่อเห็นว่ารูปแบบนี้เข้ากับบ้านของคุณจริง ๆ

อ่านรีวิวนี้ในภาษาอื่น

Microsoft OneDrive ENMicrosoft OneDrive JAMicrosoft OneDrive KOMicrosoft OneDrive DEMicrosoft OneDrive FRMicrosoft OneDrive PTMicrosoft OneDrive ESMicrosoft OneDrive ITتخزين سحابي – OneDrive ARMicrosoft OneDrive HIMicrosoft OneDrive NL